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Sistemas de gestión integrados

Las organizaciones están sometidas a un entorno de continuo cambio tanto desde el punto de vista tecnológico como de gestión. Por ello, tienen que hacer un gran esfuerzo para adaptarse a estas nuevas necesidades de la forma más rápida y eficaz posible para que de esta forma sigan siendo competitivas en su mercado. Esto no sólo trae ventajas a la misma sino también una serie de inconvenientes.

Por este motivo la cultura empresarial está cambiando y de esta forma surgen las nuevas formas de gestión. Estos buscan sobretodo la mejora continua de productos, procesos y en general de todos los sistemas, el liderazgo de directivos y mandos, la gestión por valores para el desarrollo de políticas que den respuesta a todos los grupos de interés.

En la actualidad, son numerosas las empresas que asumen el compromiso de incorporar a su gestión y al desarrollo de sus productos, procesos y/o servicios los principios de calidad, protección medioambiental, y prevención de riesgos laborales, en un marco de mejora continua, esperando a ser reconocidas a nivel interno y externo como una compañía responsable que incluye dichos principios en sus actividades y decisiones.

La dirección de empresa en los sistemas de gestión integrados

La dirección de las empresas, es la primera responsable del desarrollo e implantación del Sistema de Gestión Integrado en su organización, así como de garantizar su mejora continua.

Con el fin de conseguir ésta Gestión Integrada se:

– define la Política de Calidad, Medioambiente y Prevención de Riesgos Laborales y se responsabiliza de su comunicación y comprensión.

– establece los objetivos generales del Sistema de Gestión Integrado, promocionando un entorno de mejora continua.

– asegura la gestión de los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos establecidos.

– comunica a la Organización importancia de satisfacer los requisitos del cliente tanto los legales como los reglamentarios.

– orienta a la Organización hacia el compromiso con el cliente, el respeto al Medio Ambiente y el aseguramiento de la prevención de los riesgos laborales.

– revisa los resultados aportados por el Sistema de Gestión y facilita su mejora.

– asegura que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente.

La calidad, el comportamiento medioambiental y la prevención de riesgos laborales son condiciones prioritarias en todas las actividades desarrolladas por una empresa con Sistema de Gestión Integrado. Las directrices y objetivos generales que, en relación con la calidad y la gestión medioambiental y de prevención de riesgos laborales guían a la Dirección de las empresas, se plasman en su Política de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales.

Para conseguir esto, existe una normativa que guía, establece y facilita esta gestión. Por un lado están las normas ISO 9000 de Calidad, como también lo son las normas ISO 14000 de Medio Ambiente, desarrolladas a partir de las primeras. La nueva legislación sobre prevención de riesgos laborales, basado en principios básicos de calidad, como la mejora continua y la integración de la acción preventiva en las políticas empresariales, es obviamente no sólo una exigencia, sino también una necesidad para dar respuesta a los requerimientos que la persona tiene en su ámbito laboral, garantizándole unas condiciones de trabajo dignas, y potenciando su desarrollo profesional y humano a través del propio trabajo. Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) y sus reglamentos derivados así como la norma internacional OHSAS 18000 son ejemplos ello.

Las partes de los sistemas de gestión integrados

sistemas de gestion integradosEn el ámbito de la calidad, es básico el lograr una mayor eficacia y eficiencia de los procesos de negocio/soporte/mejora, mediante la aplicación de nuevas tecnologías y la optimización de los resultados, para contribuir al desarrollo sostenible, la mejora de la competitividad, la satisfacción del cliente, el logro de los resultados planificados, así como la viabilidad de los proyectos económicos y empresariales.

En el ámbito del medio ambiente, es básico lograr que las actividades de negocio respeten las condiciones y características ambientales, aplicando las medidas que mejoren dichos aspectos, para contribuir al mantenimiento y la evolución positiva de las características ecológicas del planeta tierra, combatiendo la desertización, la contaminación de los mares y ríos, la lluvia ácida, el debilitamiento de la capa de ozono, etc.

En el ámbito de la prevención de riesgos laborales, es básico que las actividades empresariales respeten la seguridad y salud de los trabajadores en todo momento, de tal forma que la aplicación de medidas de seguridad, el control higiénico-sanitario, la mejora ergonómica del entorno laboral, la evaluación de aspectos psicosociales y la aplicación de las medidas de racionalización y organización del trabajo, así como el seguimiento médico de los trabajadores, permitan reducir la sucesión de los accidentes laborales y la aparición de las enfermedades profesionales, mejorando la “calidad de vida” de los trabajadores en cualquier actividad o responsabilidad.

La integración de los diversos sistemas de gestión introduce y unifica simultáneamente criterios y especificaciones en sus procesos, satisfaciendo así a todas las partes interesadas. También implica el compromiso firme con la mejora continua y la eficacia de los sistemas de gestión. Una de las ventajas fundamentales y más evidentes de la integración es la interacción y sinergia entre los elementos de los distintos sistemas, que conlleva mayor eficiencia y mejor comprensión del sistema integrado de gestión resultante.

El ciclo de Deming

sistemas de gestion integradosEstos sistemas de gestión son integrables por su filosofía común basada en el ciclo de mejora continua (PHVA) o ciclo de Deming. Este planteamiento común converge también en peticiones similares para toda una serie de requisitos emanados de estas normas, lo que facilita su integración.

Implantar adecuadamente un Sistema de Gestión Integrado genera una serie de beneficios que muchas veces terminan subordinados a la necesidad de alcanzar en plazo más corto, los objetivos planteados. Es por esta razón que consideramos fundamental el definir cuáles son los beneficios reales que van a generar el mayor impacto en la organización, y que por ende, permitirán a ésta, ser mucho más eficiente, productiva y competitiva una vez que el Sistema de Gestión Integrado haya sido implementado.

Los beneficios de los sistemas de gestión integrados

Los beneficios de los Sistema de Gestión Integrado pueden subdividirse en dos grupos, los cuales han sido determinados por su esfera de influencia: Beneficios Externos y Beneficios Internos. El primero de éstos expone los beneficios que se van a generar a través de la relación entre la organización y sus clientes (actuales y potenciales), proveedores, competidores, socios estratégicos, la comunidad, etc.

El segundo por su parte, demuestra los beneficios que se van a generar para el personal de la organización, sus procedimientos internos, la gestión corporativa, la alta dirección y los accionistas de la misma.

Los beneficios Externos de los Sistema de Gestión Integrado:

    • Permiten acceder a una certificación externa de reconocido prestigio internacional.
    • Garantizan a todos los socios comerciales (clientes, proveedores, etc.) que la actividad que desarrolla la organización se esté dando bajo el más estricto cumplimiento legislativo y siguiendo una metodología de mejora continua.
    • Mejora la imagen de la organización ante la sociedad, al alinear a la organización con empresas líderes a nivel mundial.
    • Potencia la búsqueda por optimizar la satisfacción del cliente y de los socios comerciales.
    • Genera un énfasis en maximizar la calidad del producto permitiendo ofrecer al mercado una oferta con mayor valor agregado.

Los beneficios Internos de los Sistema de Gestión Integrado:

    • Son un incentivo para la innovación en la organización, lo cual genera intrínsecamente valor agregado para sus accionistas.
    • Mejora la confianza, participación y la comunicación interna, entre todo el personal y especialmente entre el personal y la alta dirección.
    • Un SIG, desde el punto de vista operacional, abarca todas las actividades del negocio, desde el énfasis en el maximizar la calidad del producto y el servicio al cliente, hasta el mantenimiento de las operaciones dentro de una situación de seguridad ambiental de nivel internacional, estableciendo un proceso de mejora continua en toda la organización.
    • La eficacia del sistema de gestión garantiza el establecer en conjunto políticas, objetivos, programas, capacitación, control, monitoreo y revisión de manera conjunta y en forma eficiente.
    • Simplifica la documentación necesaria, ya que al ser única, ésta brinda mayor transparencia, facilita el manejo de la misma y reduce su costo de mantenimiento.
    • Permite la ejecución de un sistema único y, por lo tanto, un sistema más fácil de manejar, desarrollar y mantener en el mediano y largo plazo.
    • Simplifica todo el proceso de certificación y lo realiza a un menor costo que el que implicaba desarrollar los procesos de certificación por separado.
    • Las auditorías de implementación, seguimiento y certificación de todos los sistemas de gestión que se hayan establecido en la empresa podrán ser realizados en simultáneo y en el plazo correspondiente por un equipo auditor multifuncional.
    • Como consecuencia, se reducirán los costos que para una organización representaba la organización, preparación e implementación de dichas auditorias por separado.

Como se puede observar, los beneficios que genera el implementar un Sistema de Gestión Integrado sobrepasan el ámbito de visión de corto plazo de toda organización. Si bien su implementación puede ser un proceso más costoso desde este punto de vista, en el mediano y largo plazo, la implementación de todo Sistema de Gestión Integrado va acarrear una serie de beneficios económicos, operacionales, organizacionales,  y por encima de todo, va a permitir a la organización incrementar su nivel de innovación, manteniéndola así relevante a futuro.

La internacionalización de los sistemas de gestión integrados

Los Sistemas de Gestión se crearon debido a la necesidad y a la presión social de hacer bien las cosas y de igual forma de la ética de las organizaciones que participan activamente dentro del sistema económico. Podría decirse que estás actividades que se implantan debido a que está en busca de la certificación, para el reconocimiento público de que las cosas se están haciendo bien.

Por otro lado, encontramos que la estandarización de estos Sistemas de Gestión permite que todos vayamos para el mismo lado. La implantación de las certificaciones logra el aprendizaje y mejoramiento de las organizaciones en todos sus sentidos, dándole a estas un valor agregado.  Muchas veces los   sistemas de gestión no están dentro de las organizaciones por el mismo desconocimiento que se tiene de estas,  al implantarla como Norma Internacional da que sean reconocidas y sobretodo aplicadas, en beneficio de toda la comunidad y de las mismas organizaciones.

La Normas Internacionales permiten un reconocimiento global de las organizaciones, donde la certificación permite entrar en un mercado económico mundial, con el valor agregado de la certificación. Hay una gran variedad de Normas Internacionales, donde la más reconocida, la más aplicada es la ISO 9001 que habla de Gestión de la Calidad, pero es un espectro bastante amplio donde se encuentran Gestión en temas relevantes y de gran importancia para la sociedad, cómo la Gestión Ambiental, la Responsabilidad Social, Gestión en la Seguridad de la Información, entre otros.

sistemas de gestión integrados internacionalizaciónLa responsabilidad de implantar esa cultura de certificación, de calidad con todo lo que se implica, las cuestiones legales y sociales y tenerlas siempre presente durante la aplicación y en su proceso de mejora continua, no es sólo función del Técnico de Calidad, Medioambiente y Prevención de Riesgos Laborales de una empresa sino también el resto de trabajadores.

La contribución de cada uno de los sistemas crea este sistema complejo, donde existe un análisis reflexión e integración digno de su aplicación a cualquier organización.    

En resumen, el Sistema Integrado de Gestión es un mecanismo viable de organización para la reducción de costes, mejoras operativas, motivación del empleado, gestión eficiente, utilización de los recursos, así como un medio para el desarrollo sostenible. Sin embargo no debemos de olvidar que la implantación de un sistema integral de gestión en la empresa no está exenta de dificultades, muchas de ellas provenientes de la distinta naturaleza de los sistemas de gestión a integrar, la resistencia interna a los procesos de cambio, la falta de recursos, el personal no está capacitado, la dirección no se involucra o no se realizan actividades de seguimiento y acciones correctivas.

Por: Laura Gomar González

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