La gestión integrada

Un Sistema de gestión integrada es una herramienta que establece el protocolo a seguir en la actividad habitual de una organización. Su implantación permitirá optimizar los recursos disponibles, mejorar la organización, reducir los costes y mejorar el rendimiento de la empresa.

Adoptar un sistema de gestión integrada en una compañía implica la garantía de cumplir con los estándares estipulados por las normas internacionales ISO. Cada disciplina de la empresa puede tener su propio sistema de gestión integrada, de este modo nos encontramos:

    • Sistema de Gestión de la Calidad: cumple los requisitos de la norma ISO 9001, que velan por la calidad del producto.
    • Sistema de Gestión del Medioambiente: cumple las directrices de la norma ISO 14001, consiguen el mínimo impacto en la naturaleza.
    • Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral: cumple los aspectos recogidos en la norma ISO 45001.
    • Sistema de gestión de la energía: cumple los requisitos definidos en la norma ISO 50001

Aplicando la gestión integrada, la empresa elimina costes innecesarios y aplica mejora continua en su proceso productivo para verificar el correcto funcionamiento del sistema de gestión integrada implantado. De cara a los clientes o proveedores, proyecta una imagen muy positiva y será mejor valorada frente a sus competidores al contar con la certificación pertinente.

¿Por qué implantar un sistema de gestión integrada?

Pero ¿cuál es la necesidad de integrar los diferentes sistemas? Sin duda, el motivo de integrar los sistemas de gestión es que proporcionan una serie de ventajas. Entre las más destacables están:

   ✅ Reducción de la carga de trabajo debido a la simplificación y reducción de la documentación.

   ✅ Reducción de costes: motivado por la agrupación de tareas, aumento de la eficiencia del trabajo, reducción de auditorias, y aprovechamiento de recursos comunes.

   ✅ Aumento de la satisfacción del personal: motivado la participación directa de todos los miembros de la empresa y la implicación de los trabajadores en realizar un buen trabajo hacia la sociedad.

   ✅ Aumento de confianza con clientes y proveedores: causado porque además de realizar el trabajo, se registra documentalmente y se justifican ante terceros.

   ✅ Aumento en la competitividad de la empresa: provocado por el conocimiento global de elementos estratégicos, la facilidad de seguimiento y el enfoque de mejora continua en cada uno de ellos.

Debido a estas ventajas es normal que cada día aumente el número de empresas que han decidido incorporar a técnicos expertos en gestión integrada de empresas.

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¿Cómo lograr un sistema de gestión integrada en una empresa?

Para lograr una implantación efectiva de un sistema de gestión integrado, es esencial contar con el compromiso e implicación de todas las personas que participan en la empresa. Liderando esta iniciativa debe estar la dirección de la empresa y todos sus miembros.

Un ejemplo muy gráfico para explicar la gestión integrada es asimilarlo a un tronco de árbol.

El tronco sería la parte que es común a todos los sistemas de gestión que se van a integrar. Cada una de las ramas es la parte específica de un sistema de gestión concreto. Este ejemplo nos sirve para hacernos una idea de lo relevante que resulta evitar duplicidades.

La gestión integrada en empresas con normas establecidas

Si estamos frente a una empresa que ya tiene como base la certificación de su sistema de gestión de la calidad de acuerdo a la norma ISO 9001 o a cualquier otra, el proceso va a resultar más sencillo al contar con una estructura base coherente.

Se pueden seguir distintas opciones en función de:

    • el grado de adaptabilidad
    • la cantidad de recursos disponibles
    • el tiempo para alcanzar la gestión integrada

Los dos métodos más habituales son:

Implantar el sistema de forma paralela y se deja en común las directrices operativas. Posteriormente, se realiza la combinación completa de los sistemas restantes.

Implantar el sistema integrado desde cero, lo que implica poner todo patas para arriba. A pesar de sus inconvenientes, consideramos que es mejor porque es más rápido y reduce errores.

Cómo afecta las auditorías a la gestión integrada

En algunas organizaciones es habitual posponer las auditorías internas, debido al coste que implican. Con un sistema de gestión integrado se ahorra en costes económicos y tiempo en proporción al número de estándares que se integran.

En conclusión, las auditorías son más eficaces e integrales con la gestión integrada implantada.

Mejor visión global de los procesos

Cuando un equipo de trabajo analiza las tareas realizadas con un sistema de gestión integrada percibe mejor la visión global de los procesos. El motivo es que permite identificar brechas, visualizar oportunidades, implementar acciones de mejora y emprender acciones con un criterio más definido.

Cuando se evalúa de forma individual, se requerirá el trabajo de tres equipos. Lo normal es que pase mucho tiempo antes identificar el mismo problema desde cuatro puntos de vista diferentes.

La gestión integrada en empresas sin normas establecidas

Cuando la empresa no cuenta con la implantación de ningún sistema de gestión previo, se diseña la implantación de modo integrado desde el inicio. Es decir, el desarrollo da comienzo por la parte común de cada sistema de gestión.

Para las partes que son más específicas de cada disciplina se implantan, uno a uno, todas las partes concretas de los sistemas de gestión para conseguir la integración final.

Finalmente, se alcanza por completa la gestión integrada de todos los sistemas de la empresa.

 Gestión integrada ¿cuando la tengo?

La integración de sistemas será efectiva cuando alcancemos los hitos principales. Estos son:

    • Nombramiento de una persona responsable del sistema de gestión integrada.
    • La incorporación total de los sistemas en todas los procesos y operaciones de la empresa.
    • Elaboración mínima de documentos y registros.
    • Definición de objetivos y políticas de empresa coherentes.
    • Satisfacción de los clientes, inversores y trabajadores.

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