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Las características de un sistema de gestión integrada ofrecen múltiples beneficios a las empresas, de ahí su éxito y su implantación generalizada.

Un sistema de gestión integrada es un conjunto de acciones y técnicas que se ponen en marcha de forma inmediata y simultanea para alcanzar unos objetivos esenciales para la empresa.

Este sistema permite solucionar las adversidades que surgirán durante la actividad productiva de la empresa. Los problemas a los que estamos haciendo referencia se pueden producir dentro de todas las operaciones que lleva a cabo una empresa. De forma general se ha determinado que todas las empresas tienen cuatro aspectos primordiales: la seguridad, la salud de los trabajadores, el medio ambiente y la calidad de los productos fabricados o servicios prestados.

Las características de un sistema de gestión integrada para empresas

Los sistemas de gestión integrada tienen unas características específicas. Sin embargo, podemos afirmar que la señal de es el compromiso total por parte de la compañía para que estos sistemas garanticen el éxito de la gestión empresarial y la satisfacción de sus clientes.

Para mantener el buen funcionamiento de este sistema debemos ser continuamente activos e innovadores. Se requieren datos reales, actualizados y una mentalidad de mejora continua.

Pensar que un sistema de gestión integrada es una solución correctiva es un grave error. Este tipo de sistema genera procesos y medidas para prevenir o minimizar los problemas o riesgos que suceden habitualmente en el ejercicio de la actividad.

Los procesos de producción de una empresa soportan un gran número de operaciones. Por tanto, un sistema de gestión integrada debe incluir soluciones en todos los aspectos y no centrarse en uno concreto. Últimamente, se está estudiando el ciclo de vida de un producto para descubrir todas las dificultades que conlleva cada producto.

Todos los trabajadores y todos los procesos que formen parte de una empresa deben implicarse en el sistema para que sea efectivo. Las personas implicadas en este sistema pertenecen a todos los departamentos de la empresa, desde la alta dirección hasta los trabajadores, incluso los proveedores. Con esta filosofía de integración se alcanzará el éxito de una forma rápida y sencilla.

La formación por parte de los empleados de una compañía es imprescindible para que el sistema funcione. Es básico adquirir los conocimientos necesarios para poder poner en práctica un sistema de gestión integrada.

Los conocimientos para implantar un sistema de gestión integrada

Normalmente, las empresas de tamaño medio y grande tienen técnicos dedicados en exclusiva a implantar, mantener y auditar el sistema de gestión integrada. Las empresas de tamaño pequeño emplean una persona para estas labores. En ambos casos, es necesario que toda la organización esté implicada y tenga los conocimientos necesarios para realizar las tareas necesarias y conozcan el motivo y la metodología.

Los conocimientos se adquieren mediante un curso de “Experto en gestión integrada para empresas”, o realizando cursos independientes de cada una de las partes del sistema de gestión integrada.

Estos cursos son:

Curso de prevención de riesgos laborales

La estructura de gestión integrada para empresas

La estructura más clásica que nos podemos encontrar de un sistema de gestión integrada para empresas es la forma de árbol.

La estructura comienza con un “tronco” principal que va a ser la base del propio sistema. Del “tronco” saldrán tres ramas que representarán las áreas más importantes. Estas son: la gestión de calidad, la gestión de la seguridad y salud de los trabajadores y, la gestión del medio ambiente.

Un sistema de de gestión integrada para empresas se debe incluir los siguientes términos: la política de gestión, la planificación y los propios sistemas descritos anteriormente.

También debe incluir un plan de formación y cualificación de los trabajadores, la metodología de implantación, la documentación del sistema y el sistema de evaluación. Este último aportará resultados para facilitar la toma de decisiones de mejora del propio sistema y comunicará, de forma sencilla y clara, todas las conclusiones finales.

¿Cómo se integran los sistemas de gestión?

Los sistemas de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales deben integrarse a través de la gestión por procesos. La integración por procesos requiere unos pasos coherentes y ordenados. Estos deben combinar los recursos (materiales y humanos), la metodología a seguir, el medio ambiente y el entorno laboral.

Se trabaja a dos niveles:

Nivel operacional

Es la integración en la base operativa. Tiene el objetivo de incorporar a todas las personas. Estos son, tanto los directivos como los técnicos y los operarios. Todos en sus tareas deben gestionar la calidad, el medio ambiente y la prevención de riesgos laborales como algo inseparable.

Nivel de funcionamiento del sistema

Hay una dirección única del sistema, edición y control de la documentación común, sistemas de verificación, sistemas de control, tratamiento común de las no-conformidades y acciones correctoras y preventivas.

Características de la integración

La integración ideal de los tres sistemas de gestión debería presentar las siguientes características:

· Responsable único de los tres sistemas y funciones de dirección técnica corporativa diferenciadas.

· Sistemas de gestión totalmente incorporados en las actividades operativas. Los requisitos de calidad, medio ambiente y PRL se entienden como una parte más de la tarea.

· Documentos y registros mínimos.

· Políticas, objetivos y metas coherentes.

Es evidente que las situaciones de partida son muy diversas. En cualquier caso, es necesario un fuerte liderazgo de la Dirección y de su equipo de colaboradores para poner en marcha un sistema de gestión integrada eficiente.

Las fases de un sistema de gestión integrada

El diseño del sistema de gestión integrada se lleva a cabo en cuatro fases. Estas cuatro etapas consisten en la identificación de los procesos y de los requisitos (de calidad, medioambientales y de prevención), su despliegue (asignándolos a un método), la integración de los métodos y, por último, la integración de la documentación (documentos finales y manual).

Finalizadas estas etapas, se ha de proceder a la implantación del sistema de gestión integrada, en la que se pondrán en marcha ciertas actividades, se comprobará el funcionamiento de ciertos cambios y el de todos los procesos que puedan haber resultado afectados de una u otra forma por la integración.

Para concluir con el proceso de la integración, es conveniente realizar una auditoría interna. Esta puede ser realizada por personal propio o contratado a una empresa externa. La auditoría verificará de una manera objetiva e imparcial los procedimientos documentados y lo que se hace en la organización realmente.Curso de Experto en gestión integrada para empresas

El comportamiento en un sistema de gestión integrada

El comportamiento de cualquier proceso viene determinado por una serie de variables. Para facilitar su memorización, se conocen como las 5M:

Materiales

Los materiales tienen que cumplir las especificaciones o requisitos de calidad, medio ambiente y seguridad que se requieran.

Maquinas

De la misma manera, las máquinas que participan en el proceso habrán de atender a estos requisitos.

Mano de obra

La mano de obra o los recursos humanos tienen que estar cualificados en dichas disciplinas.

Métodos

Los métodos con los que se vaya a trabajar tienen que respetar las exigencias que el sistema integrado determine.

Medio

El medio o el entorno debe facilitar el cumplimiento de todos estos requisitos.

 

La integración de cada una de estas variables tiene una influencia en coste y tiempo diferente:

Materiales …………………. Influencia media

Máquinas ………………….. Influencia baja

Recursos Humanos ……. Influencia alta

Métodos……………………. Influencia alta

Entorno …………………….. Influencia baja

Los materiales, las máquinas y el entorno influyen desde el punto de vista de los requisitos y de la documentación. Sin embargo, tienen influencia escasa desde el punto de vista de la gestión.

Por lo tanto, se puede afirmar que los dos aspectos sobre los que la organización tendrá que incidir son: los métodos que aplica y, los recursos humanos con los que cuenta.

La formación en gestión integrada

La formación mínima necesaria para un buen diseño e implantación de un sistema de gestión integrada requiere cuatro etapas distintas.

Formación básica.

Esta formación persigue que determinadas personas en la organización conozcan de forma exhaustiva cuáles son las herramientas y el tipo de gestión que se va a implantar. Estos conocimientos se compartirán más adelante en la organización.

Tiene que haber un referente claro de quiénes son los expertos de cada tema, que además serán los responsables de diseñar y mejorar el sistema.

Las principales materias que debe abarcar esta formación son: normas y legislación, identificación de etapas, análisis y documentación de procesos, gestión por procesos, diagnosis,…

Formación durante la documentación.

Una vez que ha sido diseñado el sistema de gestión integrada, se han identificado los requisitos y se han integrado los métodos y la organización. En este punto comienza el proceso de elaboración de la documentación.

Para ello se proporciona formación a los equipos de trabajo dentro de las diferentes áreas en que se divide la organización.

El objetivo es conseguir que las personas que elaboren la documentación lo hagan con el mismo criterio y método.

Las principales materias a tratar son: normas y legislación, adaptación de las normas a la organización, identificación, análisis y documentación de procesos, y gestión por procesos.

Formación durante la implantación

Previamente a la implantación se debe formar a toda la plantilla en los distintos niveles:

  • Dirección
  • Gestión
  • Operación

El motivo es que la totalidad de la plantilla debe actuar conforme a los procedimientos que se han elaborado.

Las materias de formación a impartir son: políticas internas, ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, OHSAS 18001, sistema de gestión integrada,…

Formación para la auditoría

Una vez que el sistema ha sido diseñado, se han elaborado los procedimientos, toda la organización ha sido informada, se ha formado el personal y está implantado el sistema, entonces es necesario que se audite.

Las materias en las que los auditores internos (calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales) han de ser formados son las siguientes: planificación de la auditoría, realización de la auditoría, información de los resultados, acciones correctivas resultado de la auditoría.

La auditoría de un sistema de gestión integrada consiste en comprobar que efectivamente las personas de la organización actúan conforme al sistema, y que éste es adecuado y eficaz.

La auditoría puede realizarse desde diferentes ópticas: económica, de la calidad, de la seguridad, del medio ambiente, de la higiene y salud, etc.

La auditoría debe llevarse a cabo por personas independientes de la actividad auditada. Pueden ser profesionales ajenos a la organización o bien de personas que pertenecen a la organización pero que pertenecen a áreas o departamentos diferentes al auditado.

En la auditoría no sólo se ha de revisar del cumplimiento de procedimientos e instrucciones relativos a cada una de estas disciplinas. También se ha de verificar o determinar el grado de eficacia a la hora de alcanzar los objetivos propuestos en cada una de las tres materias que componen el sistema integrado.

Las ventajas de un sistema de gestión integrada

Las ventajas de los sistemas de gestión integrada son evidentes, y prueba de ello es que no hay ninguna empresa en el IBEX 35 que no lo aplique. No obstante, os mostramos siete ventajas de este sistema:

  1. Mejora del control de la empresa, también de las actividades o procesos.
  2. Mejora de la responsabilidad social. Esto implica mayor protección del medio ambiente y eliminación de las actividades con riesgo para el mismo. A largo plazo derivará en una optimización del funcionamiento, aumento de la competitividad y un incentivo para la innovación.
  3. Simplificar y reducir los sistemas
  4. Conocer globalmente los avances conseguidos por la empresa en materia de calidad y medio ambiente.
  5. Incremento de la participación del personal. Esto provoca un nivel más elevado de satisfacción de los trabajadores, y un aumento en la implicación del proyecto empresarial.
  6. Aumenta la participación de los clientes y proveedores. Conlleva una mejora de las rutinas y procesos técnicos de la organización, mejorando el entorno laboral y la relación con los clientes.
  7. Reducción de los costes. El coste de las auditorías es menor, ya que se pueden realizar de forma conjunta. Se puede aprovechar documentación, estructuras, recursos comunes, etc.

Por tanto, un sistema de gestión integrada es una buena alternativa para evitar todos los riesgos que puedan ocasionarse y supone una gran mejora en la productividad de la propia empresa.

Acabamos con una frase del gran Peter Drucker: “Nadie debería ser nombrado para una posición directiva si su visión se enfoca sobre las debilidades, en vez de sobre las fortalezas de las personas”.

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